Hoe stelt u een hybride samenwerkomgeving samen? Vier aandachtspunten

Medewerkers vinden de weg weer naar kantoor. Toch blijkt uit onderzoek dat 45% van de thuiswerkers verwacht (deels) te blijven thuiswerken. Hierdoor krijgen medewerkers te maken met sterk afwisselende werkomgevingen. Hierbij wilt u voorkomen dat zij hun werkplek van kantoor naar huis slepen. Bovendien moeten zij een veilige en snelle toegang tot applicaties te hebben. Ook dient (online) samenwerken met collega’s en derden gefaciliteerd te worden. Hoe knoopt u dit alles naadloos aan elkaar? In dit artikel de vier aandachtspunten om een ideale hybride samenwerkomgeving samen te stellen. 

Vier aandachtspunten voor een ideale werkomgeving
In een ander artikel stelden we dat hybride samenwerken een blijvertje is. Dit betekent dat het creëren van een veilige en effectieve (samen) werkomgeving een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering wordt. Alleen, hoe stelt u nu een ideale hybride omgeving samen? Onderstaande aandachtspunten helpen. Daarnaast maakten we hiervoor een checklist. Op die manier ziet u in één oogopslag wat er nodig is. 

Punt #1. Apparatuur op de werkplek

Een monitor is, zeker met het oog op het groeiend aantal online meetings, een minimale vereiste. Hierbij is het belangrijk dat deze monitor de juiste specificatie voor het betreffende gebruik heeft. Het heeft de voorkeur om iedere werkplek te voorzien van twee monitoren, inclusief zwenkarm. Op die manier staan de schermen altijd op de juiste positie. Bovendien kan de medewerker dan werken vanuit twee schermen. Een docking station is een aanrader evenals een laptop. Daarnaast zijn een los toetsenbord en een (bluetooth) muis een absolute pre.

Aangezien samenwerken steeds vaker (gedeeltelijk) online gebeurt, zijn niet alleen de grootte, maar ook de schermresolutie en kwaliteit van de monitor van belang. Zeker aangezien het werken vanuit huis veelal resulteert in meer uren achter het scherm. Het is om die reden belangrijk te kiezen voor een monitor die is geoptimaliseerd voor ergonomisch werken en het bevorderen van het werkgenot. Denk ook aan het aantal USB-poorten dat benodigd is en de connectiviteit tussen laptop en monitor. Ook een kwalitatief goede camera, ingebouwd of los, mag niet ontbreken. Check eveneens de behoeften rondom een (ingebouwde) microfoon en speakers. Al het bovenstaande is van belang voor het maken van de juiste schermkeuze.

Investeer ook in een professionele headset. Deze schermt niet alleen omgevingsgeluiden af, maar zorgt ook voor een beter geluid tijdens online meetings. Vergeet als laatste een stroomadapter voor onderweg niet!

Let op: voorkom problemen door instellingen
In het geval van flexplekken op kantoor kan het voorkomen dat een medewerker een wisselend docking station gebruikt. Hierdoor kunnen er foutmeldingen optreden. Door te werken met uniforme apparatuur en instellingen, zoals schermresoluties, kan dit worden voorkomen.

Punt #2. Creëer een optimale vergaderplek

Een vakkundig ingerichte en doordachte vergaderzaal is een pre in 2021. Dit komt doordat de rol van kantoor verandert, onder andere doordat de bezettingsgraad op kantoor lager wordt. Uit onderzoek blijkt dat bijna 50% van de organisaties het aantal vergaderruimtes gaat uitbreiden. Een presentatiescherm kan deze ruimte maken of kraken. Besteed goed aandacht aan dit onderdeel. Stel jezelf hierbij een aantal vragen zoals:

• Hoeveel personen zitten er maximaal aan tafel?
• Hebben we een whiteboard functie nodig voor het delen van informatie?
• Wordt een extra camera voor het opnemen van ‘classroom’ functies op het whiteboard gevraagd?
• Is een extra microfoon op de vergadertafel een must?
• Is een bedieningspaneel op de vergadertafel benodigd en zo ja met welke specificaties?

Op basis van deze vragen is het gemakkelijker een keuze te maken tussen een videoscherm en whiteboard (met videofunctie). Ook kun je dan kiezen of je een bedieningspaneel en een additionele tafelmicrofoon nodig hebt.

Punt #3. Security & connectivity

Een veilige werkomgeving begint bij basisbeveiliging zoals disk- en antimalware software. Hierop zijn Remote Monitoring, Multi-Factor Authentication en Mobile Device Management oplossingen een interessante aanvulling. Hierdoor worden apparaten voortdurend gemonitord en bewaakt. Wij zijn van mening dat dit soort hulpmiddelen, bij hybride werken, steeds belangrijker wordt.

Bovenop veiligheid vraagt ook connectiviteit voortdurend om aandacht. Zeker als iedereen op kantoor in dezelfde mate gaat videobellen, zoals zij vanuit thuis gewend zijn. Dit kan leiden tot verbindingsproblemen. Het is om die reden van belang de huidige verbinding en de ‘quality of service’ te onderzoeken. Ophogen, of wellicht overstappen naar glasvezel, kan uitkomst bieden.

Punt #4. Inzet samenwerkingsplatformen

Het is zaak medewerkers, zowel thuis als onderweg, aangehaakt te houden. Een sociaal intranet kan medewerkers verbinden en de band onderling en met de organisatie versterken. Daarbij kan een online collaboration tool het samenwerken op afstand verbeteren. Er zijn diverse tools beschikbaar zoals Microsoft Teams, maar ook een bestaande Office omgeving of DMS-applicatie kan onder de loep worden genomen. Met als doel collega’s maximaal, veilig en zonder problemen, te laten samenwerken.

Campagne ‘Copaco Talks - Het samenwerken van de toekomst’
Dit blog maakt onderdeel uit van de campagne: ‘Copaco Talks - Het samenwerken van de toekomst’. Wilt u meer weten over dit onderwerp? Bezoek dan de speciaal hiervoor ingerichte pagina. Hier vindt u artikelen en aankondigingen van events. Waaronder een artikel over over de drie meest gemaakte fouten bij hybride werken.

Wilt u direct naar de beste oplossingen voor hybride werken? Klik dan hier