De drie meest gemaakte fouten bij hybride werken en hoe voorkom je ze

Hybride werken is een blijvertje en niet meer weg te denken uit een moderne werkomgeving. Wat betekent hybride werken voor mijn organisatie en hoe creëer ik de ideale hybride werkomgeving? Deze twee vragen spelen momenteel binnen veel organisaties. In een ander blog schreven we over het samenstellen van een hybride werkomgeving. Wat we daarin niet hebben gemeld? De valkuilen, ofwel de meest gemaakte fouten die wij zien in de praktijk. Daarom bij dezen alsnog.

Fout 1: Druk op de connectiviteit onderschatten
Wat gebeurt er als een groot gedeelte van de huidige thuiswerkers op kantoor dezelfde ‘online vergadercultuur’ voortzet? Dan kan het zijn dat de huidige internetverbinding onder druk komt te staan. Het mag natuurlijk niet zo zijn dat een cloudwerkomgeving niet meer benaderbaar is doordat enkele mensen op kantoor een online meeting opzetten. Of dat men niet meer via de cloud kan bellen vanwege de nieuwe online vergadercultuur. Hoe hiermee om te gaan?

Het begint in ieder geval met een goed onderzoek van de huidige connectiviteit, de internetverbinding, en de ‘quality of service’: welk verkeer krijgt welke prioriteit op het netwerk?

In het geval van glasvezel is het verhogen van de bandbreedte eenvoudig geregeld en betaalbaar. Wat als een organisatie werkt met xDSL (koper)internetaansluiting? Dan is het belangrijk om deze te voorzien van een zo hoog mogelijke snelheid. Helaas zitten organisaties al snel tegen de maximale capaciteit aan. Dit heeft mede te maken met het feit dat ook het werken - en bellen - steeds vaker via de cloud gaat. Het is cruciaal om de mogelijkheden goed onder de loep te nemen. In het geval er capaciteitsproblemen ontstaan, dan is de overstap naar glasvezel de moeite van het onderzoeken waard.


Fout 2: Niet investeren in uniforme én ‘op maat’-inrichting (klinkt dubbel hè)

We weten het, dit klinkt gek. Het is echter zaak om medewerkers uit te rusten met zoveel mogelijk dezelfde apparatuur; dezelfde type hardware van hetzelfde merk en met uniforme instellingen (zoals schermresolutie). Dit geldt voor zowel de werkplek op kantoor als thuis. Hoe beter de werkplek thuis een kloon is van die op kantoor, hoe bevordelijker dit is voor het werkgenot en uiteindelijk voor de productiviteit. Dit voorkomt problemen, geleur met kabels, receivers etc.

Zover de uniformiteit. Het is ook zaak om te kijken naar individuele toepassingen. Zo heeft het werken met twee schermen de voorkeur (ergonomie en werkcomfort). Alleen kunnen we ons voorstellen dat dit niet voor iedereen noodzakelijk is. Evenals een camera in beide schermen. Sommige functies vragen om grotere schermen met meer USB-poorten en een betere camera etc. Een zwenkarm (bij voorkeur uniform graag...) speelt hierbij ook een rol. Hiermee kan iedere medewerker zijn of haar beste persoonlijke positie instellen.


Fout 3: Het nut van een moderne vergaderruimte niet inzien

Hybride werken betekent twee werelden combineren. Veel mensen zien het kantoor daarbij als ontmoetingsplek, clubhuis of netwerkstek. We willen op kantoor sociaal en fysiek contact, brainstormen en samenwerken. Een professioneel ingerichte vergaderruimte is hierbij een vereiste. Alleen een scherm ophangen volstaat niet om de kracht van hybride samenwerken maximaal te benutten. Medewerkers zullen ook vanuit huis of onderweg eens deelnemen, evenals een klant of derde partij. Ook vindt kennisoverdracht steeds vaker online plaats en een dergelijke ruimte biedt hierbij uitkomst.

Een presentatiescherm kan deze ruimte maken of kraken. Besteed goed aandacht aan dit onderdeel. Stel jezelf hierbij een aantal vragen:

• Hoeveel personen zitten er maximaal aan tafel?
• Hebben we een whiteboard functie nodig voor het delen van informatie?
• Wordt een extra camera voor het opnemen van ‘classroom’ functies op het whiteboard gevraagd?
• Is een extra microfoon op de vergadertafel een must?
• Is een bedieningspaneel op de vergadertafel nodig en zo ja, met welke specificaties?

Op basis van deze vragen is het gemakkelijker een keuze te maken tussen een videoscherm en whiteboard (met videofunctie). Ook kunt u dan kiezen of u een bedieningspaneel en een additionele tafelmicrofoon nodig hebt.

Direct naar de beste oplossingen voor hybride werken? Klik dan hier.