Waarom nog met papieren contracten werken? In een tijd waarin veel informatie digitaal wordt uitgewisseld, komen bij overeenkomsten nog vaak pen en papier kijken. Deze blog laat aan de hand van vier redenen zien waarom het tijd wordt om met elektronische contracten te gaan werken.
We leven in het digitale-communicatietijdperk, zeker nu clouddiensten zo’n vlucht hebben genomen. Toch wordt een groot deel van de contracten nog deels of geheel handmatig afgehandeld, wat door 42% van de organisaties als uitdaging wordt gezien.1 Denk eens aan alle pdf’s die je hebt geprint, met je pen hebt ondertekend, en vervolgens weer gescand hebt om het nieuwe bestand vervolgens te mailen. Hoeveel tijd heeft je dat gekost? Bovendien stuurt 29% van de organisaties wereldwijd (een deel van) hun contracten via de post op2, waardoor er dagen overheen kunnen gaan voordat een overeenkomst heen en weer is gestuurd. Een elektronische handtekening wordt verstuurd via de mail. Vervolgens wordt er een digitale handtekening gezet. Dat neemt heel wat minder tijd in beslag dan de overeenkomst deels of geheel op papier af te handelen. Daarnaast verbetert de digitale afhandeling het klantcontact en de -tevredenheid dankzij een versnelde afhandeling bij het afsluiten van een overeenkomst.
Elektronische handtekeningen bieden geavanceerde beveiliging die het ‘papieren proces’ niet kent. Omdat de digitale ondertekenaar zich eerst moet identificeren, wordt voorkomen dat de verkeerde persoon toegang krijgt tot deze informatie. Dat kan bijvoorbeeld via de iDIN, of door een foto te maken van een ID-bewijs zoals een paspoort of rijbewijs. Een elektronische ondertekening is bovendien meer dan een krabbeltje, want er wordt ook opgeslagen waar en wanneer de handtekening is gezet. Deze data vormen een soort zegel. Worden er vervolgens aanpassingen gedaan? Dan wordt dat zegel verbroken. Het document is dan automatisch niet meer rechtsgeldig. Daarnaast zijn er indirecte vormen van veiligheid aan verbonden, zoals het voorkomen dat een per post opgestuurd contract zoekraakt of beschadigd wordt.
Elektronische contracten zijn een belangrijke stap richting het papierloze kantoor. In die situatie hoef je echter niet alleen afscheid te nemen van A4’tjes, briefpapier en enveloppen, maar ook van andere kostenposten. Heb je bijvoorbeeld weleens stilgestaan bij het besparen op printers, inktpatronen en postzegels? Die financiële besparingen bieden op hun beurt ook weer tijdbesparingen, bijvoorbeeld voor je inkoopafdeling en degenen die de printer onderhouden. Ook voorkomen digitaal afgehandelde contracten fysieke opslagproblemen. Bovendien is het papierloze kantoor veel milieuvriendelijker.
Laten we tot slot wat verder kijken dan puur die ondertekening. Cloudapplicaties voor elektronische handtekeningen kunnen namelijk gekoppeld worden met andere diensten en software. Dat is een mooie kans voor automatisering. Denk bijvoorbeeld aan het ophalen van relevante gegevens uit je CRM- of HR-software, zodat die automatisch op het contract ingevuld worden. Dit voorkomt onder meer overtypfouten. En is de overeenkomst ondertekend? Dan kan er een workflow gestart worden, bijvoorbeeld om een werklaptop te bestellen voor je nieuwe collega die daarnet zijn arbeidscontract heeft getekend.
Overtuigd geraakt van de voordelen van elektronische handtekeningen? DocuSign is een clouddienst die bedrijven helpt om het opstellen en afhandelen van overeenkomsten te automatiseren. Al meer dan 1 miljoen organisaties werken inmiddels met deze oplossing. Wil je in de praktijk kennismaken met de voordelen?